Fazer um arquivo de documentos históricos, físico, envolve decisões importantes baseadas em informações específicas que apenas podem ser avaliadas por um técnico. Que espaço será necessário? E que equipamentos serão os mais indicados? Como fazer a separação do material? Como transportá-lo?
A examinação técnica para um arquivo de documentos históricos
Um exame preliminar deve ser assegurado por um técnico para se perceber bem a dimensão do volume documental existente e, igualmente, ser possível fazer uma estimativa relativamente ao futuro arquivo em termos de espaço e de equipamento.
Ademais, todos os documentos históricos terão provavelmente de ser mudados de local – o que significa serem acondicionados, bem separados e transportados.
Muito importante: Durante o acondicionamento e o transporte é expectável que nenhum dos documentos históricos se percam! O futuro arquivo de documentos históricos não pode ficar em risco!
A escolha acertada: decisões difíceis…
A decisão relativa ao que deve ser guardado ou descartado assume especial importância. A quantidade da documentação histórica pode ser muito volumosa e a noção de que tudo interessa interfere com o que realmente pode ser colocado de lado. Só mesmo um técnico habilitado poderá fazer essa separação.
Condições do local
Para onde vai o arquivo de documentos históricos? Já decidiu? As seguintes condições devem ser bem ponderadas:
- ventilação;
- iluminação;
- controlo da temperatura;
- controlo da humidade;
- controlo de insectos;
- controlo da poluição;
- meios de protecção contra incêndio;
- facilidade dos meios de socorro em situações de emergência e segurança;
- existência de locais de exibição e de leitura;
- instalações para procedimentos ligeiros de conservação e de restauro.
Atenção! As recomendações para um arquivo de documentos históricos acabam por ser iguais às das bibliotecas.
E agora? Agora é a parte da organização…
A organização do arquivo de documentos históricos deve levar em consideração a origem dos documentos e, a partir daí, separá-los por categorias. Será, garantidamente, necessária assistência técnica e uma equipa de trabalho muito competente.
Organizar documentos históricos é um processo complexo!
Já agora, e não será demais referir, a equipa escolhida deve contemplar profissionais especializados – tanto para a construção como para o arquivo em si. Não se esqueça de que a segurança e o bom funcionamento do arquivo de documentos históricos é o que está em causa!
Sugestão
Existem bons cursos na área das ciências da documentação e arquivo, inclusive estudos pós graduados, que poderiam servir de excelentes recursos. Realizar, por exemplo, uma parceria com instituições de ensino superior no sentido de elaboração um projecto parece-me excelente!
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